Prises en charge étatiques et plafonds de dépenses

Une participation jusqu’à concurrence de 80% peut être prévue pour les entraîneurs nationaux professionnels agréés selon la tâche et la formation. L’aide maximale est refixée annuellement en fonction des disponibilités budgétaires et du nombre des entraîneurs en place.

La prise en charge de 80% peut être diminuée lorsque l’entraîneur national professionnel ne remplit pas les conditions de qualification requises (voir le chapitre: "Qualification de l’entraîneur national" ci-après).

Pour une tâche complète de 40 heures/semaine, l’aide maximale est de 48.000 € en 2016.

Une participation jusqu’à concurrence de 70% peut entrer en ligne de compte pour les entraîneurs nationaux indemnisés (non professionnels).

En fonction des crédits budgétaires, des participations forfaitaires sont fixées pour les frais d’organisation de stages.

Frais considérés en cas d’engagement d’un entraîneur professionnel (à tâche complète ou partielle)

La participation allouée aux fédérations ayant conclu un contrat d’engagement avec un entraîneur professionnel est fixée en fonction des rémunérations effectives. La rémunération comprend le salaire/l’indemnité proprement dit(e), les charges sociales, les frais de route, les frais de logement ou éventuellement d’autres prises en charge fixées au contrat d'engagement.

Tous les frais sont à documenter par des pièces justificatives: contrat d’engagement, déclarations de frais de route, contrat de bail ou ordres de virement des loyers, contrat de "leasing" d’une voiture de service, ...

Aide en fonction de la tâche de travail de l’entraîneur national

La participation est fixée selon la durée d'engagement de l’entraîneur professionnel et en fonction de sa tâche de travail. Une tâche de travail à plein temps est de l'ordre de 40 heures par semaine. Les cadres nationaux, les mesures pour athlètes d’élite, les concepts spéciaux  justifient la tâche de travail.

Procédure pour obtenir l’agrément ministériel pour un entraîneur national

Pour toute rémunération annuelle au-delà d’un montant de 15.000 €, l’entraîneur national doit être formellement agréé par le ministre des Sports.

La demande d'agrément est à adresser au ministère des Sports avec les documents suivants:

• une notice biographique concernant le spécialiste et indiquant en particulier sa carrière comme entraîneur;
• les copies des diplômes;
• le (projet du) contrat d'engagement faisant ressortir l’indemnisation et les frais accessoires;
• les détails relatifs à la tâche.

Qualification de l’entraîneur national

L'entraîneur national professionnel doit être titulaire dans sa discipline du brevet du cycle supérieur, délivré par l'École nationale de l'éducation physique et des sports (E.N.E.P.S.), ou d'un diplôme étranger reconnu comme équivalent. De cas en cas, des assimilations peuvent être déterminées.

Pour bénéficier de la prise en charge maximale, l’entraîneur national professionnel doit répondre aux conditions de formation définies ci-devant ou parfaire sa formation endéans une période de six mois. Dans des cas exceptionnels, lorsqu’aucune formation adéquate n’est ni offerte au Luxembourg ni à l’étranger dans ce délai, le délai en question peut être prolongé. Cette prolongation ainsi que la date butoir sont à arrêter contractuellement.

A partir de 2016, les prises en charge appliquées pour les entraîneurs nationaux professionnels seront réduites lorsque les conditions de formation ne sont pas remplies.

Décompte financier et pièces justificatives

Le décompte est à présenter par année de calendrier. Le ministère des Sports affecte les fonds budgétaires pour les dépenses correspondant à l'exercice pour lequel ils sont votés. La dépense pour le mois de décembre en cours est à intégrer de façon provisionnelle dans le décompte.

Le décompte concernant l’entraînement fédéral doit impérativement être présenté au mois de décembre de chaque année.

a) pour les entraîneurs professionnels :

• Les données sont à fournir pour chaque titulaire sur la formule spéciale "A" (en vert) "ENTRAINEURS PROFESSIONNELS". S’il y a plusieurs entraîneurs professionnels ou des changements de titulaire en cours d’année, la formule est à reproduire pour chaque entraîneur.
• Les contrats d’engagement avec les annexes et amendements sont à joindre en copie. Les dépenses non prévues au contrat sont à documenter par des pièces justificatives (par exemple: un contrat de bail ou les virements mensuels du loyer).

b) pour les entraîneurs indemnisés non professionnels :

• Il y a lieu d’indiquer pour chaque entraîneur indemnisé le total des heures (ou séances) prestées, l'indemnité horaire (ou par séance), le total des indemnités pendant l'année, le total des autres frais.
• Les indemnités et autres dépenses sont à documenter par des pièces justificatives (déclarations et ordres de virement  p.ex.).
• Les données sont à reprendre par titulaire sur la formule spéciale "B" (en jaune) "ENTRAINEURS NON-PROFESSIONNELS" en joignant les pièces justificatives.

Devis pour l’année subséquente

Un devis des frais de l'année à venir est à introduire pour permettre au ministère des Sports d'établir des propositions budgétaires en fonction de l'évolution des dépenses fédérales. Seuls les engagements retenus au budget peuvent être considérés.

Détails concernant le décompte à présenter au titre de l’entraînement fédéral

Les fédérations régissant plusieurs disciplines peuvent présenter un décompte séparé par discipline, mais il importe de reporter les dépenses sur une feuille faisant un récapitulatif global.

Ne sont à émarger que les dépenses relatives à l'entraînement des cadres nationaux. Celles relatives à l'entraînement au niveau des clubs ne sont pas prises en considération.

Pour tout  renseignement supplémentaire au sujet du décompte, veuillez téléphoner à un des numéros suivants: (+352) 247-83414/-83459/-83488. Des formules peuvent être sollicitées à l’adresse : finances@sp.etat.lu.

Détails concernant le décompte à présenter au titre des "stages pour cadres fédéraux"

Ne sont à reprendre dans le décompte "stages pour cadres fédéraux" que les seuls frais de voyage et de séjour de l'entraîneur et des cadres fédéraux, ainsi que les frais de location d'installations sportives.

Comme la contribution est forfaitaire, les pièces justificatives  des dépenses ne sont pas à joindre, mais ces documents (copies des déclarations et des factures) doivent toutefois être disponibles dans les dossiers fédéraux.

Sur la formule spéciale "STAGES POUR CADRES FEDERAUX", il ne faut reprendre que les seuls stages d'une durée de plus d'une journée s’ils ont comporté des dépenses spéciales (frais de transport, de séjour, etc.) et sont justifiés de par leur programme spécifique comme stages extraordinaires.

Dépenses non considérées au décompte pour les stages

• les frais des équipes étrangères participant au stage;
• les indemnisations versées aux membres des cadres fédéraux;
• les dépenses pour les sportifs qui ne font pas partie des cadres;
• les acquisitions de matériel (sportif, pharmaceutique ou autre).

FORMULAIRES

Les formulaires sont accessibles sur le site dans la rubrique "Formulaires". Les données peuvent être saisies (fichiers "excel") et réutilisées pour les demandes subséquentes.